KI-Einsatz dokumentieren: Eine Vorlage für den Mittelstand
Der Nachweis nach Artikel 4 ist keine Doktorarbeit. Eine Tabelle mit fünf Spalten reicht — wenn die richtigen darin stehen.
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt von Betreibern von KI-Systemen, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Was er nicht verlangt: ein bestimmtes Zertifikat oder eine bestimmte Form.
Genau deshalb ist die Dokumentation der praktisch wichtigste Teil — sie ist der Beleg, dass Sie sich gekümmert haben.
Schritt 1: Erfassen, wo KI eingesetzt wird
Die erste Überraschung ist meist die Anzahl. In Betrieben, die glauben, KI noch gar nicht zu nutzen, finden sich häufig ein halbes Dutzend Stellen: die Übersetzungsfunktion im Mailprogramm, die Textvorschläge in der Textverarbeitung, die Vorsortierung im Bewerbungsportal, das Sprachmodell, das eine Kollegin privat einsetzt.
Erfassen Sie diese Stellen, bevor Sie über Schulungen nachdenken. Sonst schulen Sie am Bedarf vorbei.
Schritt 2: Die Tabelle
Fünf Spalten genügen für den Nachweis:
| Spalte | Was hineingehört |
|---|---|
| Bereich | Vertrieb, Verwaltung, Personal, Produktion |
| Anwendung | Was konkret gemacht wird — Angebote entwerfen, Protokolle erstellen |
| Werkzeug | Welches Produkt, welcher Zugang, welcher Vertrag |
| Verantwortlich | Eine namentlich benannte Person je Anwendung |
| Schulung | Wer wurde wann worin geschult |
Schritt 3: Angemessenheit begründen
Die Verordnung verlangt ein ausreichendes Maß an Kompetenz und nennt dafür Kriterien: technische Kenntnisse, Erfahrung und Ausbildung der Beschäftigten sowie den Zusammenhang, in dem die Systeme eingesetzt werden.
Ergänzen Sie deshalb einen kurzen Absatz je Bereich: warum die gewählte Schulung für diese Anwendung angemessen ist. Zwei Sätze reichen. Sie sind die Antwort auf die einzige Frage, die im Ernstfall gestellt wird.
Schritt 4: Aktuell halten
Eine Dokumentation, die einmal erstellt und nie angefasst wird, verliert ihren Wert. Setzen Sie einen jährlichen Termin — er dauert eine halbe Stunde.
Zu prüfen sind drei Dinge: Sind neue Anwendungen dazugekommen? Haben neue Beschäftigte eine Einweisung erhalten? Haben sich die Werkzeuge oder Verträge geändert?
Kurz gesagt
Fünf Spalten, ein kurzer Begründungsabsatz je Bereich und ein jährlicher Termin. Das ist der ganze Aufwand — und deutlich mehr, als die meisten Betriebe derzeit vorweisen können.
Stand: 6. August 2026. Über die Förderung entscheidet die zuständige Stelle im Einzelfall; ein Rechtsanspruch besteht nicht. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.